5 application pour un bureau ZD - Mes courses en vrac
Entreprise zéro-déchet

5 applications pour un bureau zéro-déchet

Chez Mes courses en vrac, nous avons à cœur d’accorder nos valeurs avec nos actions. Concrètement, il est important pour nous que l’entreprise en elle-même soit la plus « neutre » possible, en termes de déchets. C’est pourquoi nous avons décidé d’utiliser le numérique au maximum pour nous passer de papier et aller vers un bureau zéro-déchet. Bien sûr, cela implique d’adopter des bonnes pratiques numériques et nous en reparlerons. Mais pour l’instant, nous voulions vous partager nos 5 applications essentielles pour nous passer d’au-moins 80% de fournitures de bureau jetables.

N°1 : l’agenda numérique

Dans nos smartphones et dans nos ordinateurs, nous avons tous une application d’agenda numérique. Mais peu d’entre nous l’utilisons à son maximum. Grâce à l’agenda numérique nous gérons : 

  • Les actus : nos rendez-vous, réunions, événements
  • Nos to-do listes : dans chaque événement, nous avons indiqué les coordonnées utiles, les choses à faire, à penser etc.
  • Les plannings : les rendez-vous de chaque personne au sein de Mes courses en vrac sont indiqués dans notre agenda numérique. Cela permet de partager l’information avec tout le monde et de garder une trace de tout.
  • Les rappels : l’agenda nous sert aussi de « post-it » puisque nous y mettons les rappels (contacter untel, poster sur facebook, indiquer telle information etc.)

L’avantage de l’agenda numérique est qu’il peut être partagé par d’autres. Il est disponible aussi bien sur le téléphone que sur l’ordinateur, ce qui permet de l’avoir toujours avec soi.

Le petit plus ? Sur certains agendas, il est possible de se créer plusieurs « agendas ». C’est à dire que l’on peut faire cohabiter l’agenda de l’entreprise avec son agenda personnel par exemple. Les informations sont cloisonnées mais pour soi, tout apparaît au même endroit.

N°2 : trello, la to-do liste numérique

A la base, trello est un outils destiné aux développeurs informatiques. Il permet de gérer des projets en équipes. Mais depuis, de nombreuses entreprises se le sont appropriées pour gérer des projets hors projets informatiques.

Comment ça marche ?

Trello - to do list zéro-déchet

Trello est composée de plusieurs colonnes (créées à la demande). Chaque colonne peut-être thématique (communication, logistique etc.). Il est aussi possible d’organiser les colonnes en suivi de projet (à faire / en cours / fait). Dans chaque colonne, il est possible de créer des tâches. Chaque tâche peut-être attribuée à un membre (des membres) de l’équipe, priorisée, on peut y ajouter des détails, des couleurs, des thèmes et même un délai.

Chaque tâche se déplace sur le mode du « drag & drop », on la sélectionne et on la bouge, en toute simplicité.

L’application est accessible sur smartphone.

Accessible ici : https://trello.com

N°3 : archiver, trier et stocker ses papiers… sans papier

Trop de papierMoins qu’une application, c’est plus une bonne pratique. Plutôt que d’imprimer systématiquement, il est plus pertinent d’apprendre à organiser, trier et stocker sur son ordinateur (ou un disque dur externe/un cloud).

La plupart des entreprises sont engagées dans un processus de dématérialisation et les factures que l’on reçoit sont désormais disponibles en version numérique. Il suffit pour cela de se rendre sur ses différents espaces (eau, électricité etc.) et de demander à recevoir une facture numérique.

Pour les papiers déjà imprimés, il existe des applications de « scanner » sur smartphone. Il est possible de scanner chaque papier et de se l’envoyer. C’est une façon aussi de préserver vos documents sans alourdir vos placards.

N°4 : le journal de bord numérique

Lorsque l’on est lancé dans sa journée, on a parfois besoin de noter des choses : un numéro, un rendez-vous, un rappel etc. C’est pourquoi beaucoup d’entre nous utilisent des cahiers tous simples. Comment se passer de ce cahier ?

Il suffit en réalité de prendre une habitude : tous les matins, ouvrez sur votre bureau un document numérique (word par exemple). Ce document reste ouvert toute la journée. Dès que vous avez quelque chose à noter, hop, il suffit de basculer dessus. De cette façon, ce document ouvert tous les matins va vous servir de boussole et de mémoire de votre activité quotidienne.

Les outils numériques permettent aujourd’hui de mettre en couleur, de surligner, de trier, d’organiser. Il est ainsi possible de se passer de toutes les fournitures de bureau.

Rentrée zéro-déchet

N°5 : le cloud

Le cloud n’est rien d’autre qu’un disque dur géant et accessible à distance depuis votre ordinateur. Il en existe beaucoup : dropbox, googledrive, orange, etc. L’intérêt du cloud est de pouvoir stocker dans un seul et même endroit tous vos documents. Les clouds peuvent être organisés comme l’est votre ordinateur en local. Mais vous pouvez aussi le partager avec d’autres et améliorer ainsi le travail en équipe.

A titre personnel, le cloud vous permet aussi d’avoir accès à vos informations partout et tout le temps. Si vous y avez stocké une copie de votre passeport, vous pourrez la retrouver à tout instant. En entreprise, le cloud permet de ne pas multiplier les documents et de partager l’information.

Attention toutefois, en stockant des informations sensibles, il faut vous assurer de bien protéger votre accès avec un mot de passe complexe qui change régulièrement.

En terme d’écologie, le cloud peut permettre d’optimiser le stockage de données. Plutôt que chacun ait un disque dur personnel, l’énergie est concentrée dans un seul endroit qui est lui-même géré de façon efficace (à vérifier en fonction du prestataire).

Voilà donc les 5 applications qui permettent de se passer d’une grande partie de fournitures de bureau. Plus de trousse, de papier, de cahiers, plus rien. C’est clean, minimaliste et en même temps, on conserve les outils indispensables pour une bonne organisation.

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ommentaires sur “5 applications pour un bureau zéro-déchet

  1. Armandine dit :

    Bonjour
    Super intéressant l’article !
    J’étais déjà passée à la numérisation de tout ce qui n’est pas utile en format papier mais mon stockage c’est un (euh non 2) disque dur externe avec des répertoires annuels et au mois de janvier je grave tout sur DVD pour ne pas avoir un répertoire d’archives qui grandit de manière exponentielle.
    Pour le reste je fonctionne avec onenote et un agenda partagé avec toute la famille, comme ça les enfants ne peuvent pas dire qu’ils ne sont pas au courant.

  2. Bastien dit :

    Salut Lucille,

    Si tu as Word ( à moins que tu ne sois sous open offie), tu as sûrement accès à One Note. Et là, pour toi qui a « un peu » l’air d’aimer l’organisation, c’est le saint graal : tu peux organiser des notes comme pour les papiers, avoir plusieurs classeurs et plusieurs intercalaires. Et si tu aimes les niveaux super saien, tu peux même synchroniser ton téléphone à ton pc et partager un de tes classeurs avec Mr zéro déchet. Et enfin (mais c’est sûrement pas le dernier avantage) tu peux rajouter des cases à cocher pour tes to do list !

    1. Carole Lymer dit :

      L’idée me plait beaucoup mais alors la partie sur les cases à cocher m’a complètement emballée ! Je vais filer essayer ça 🙂 #controlfreak #jadorelescasesacocher

  3. Tiphaine dit :

    Ah ben, je viens de voir que le sujet a été évoqué aussi dans le commentaire précédent 😉

  4. Tiphaine dit :

    J’adore votre blog. Toujours de belles astuces.
    Encore une fois, de bons conseils dans cet article.
    Toutefois, j’aimerais mettre l’accent sur un point qui me paraît essentiel et que malheureusent beaucoup de gens oublient :
    Le numérique n’est pas un zéro déchet ! Ce n’est pas parce qu’il ne nous produit pas de déchet en apparence qu’il est plus écologique qu’un agenda papier.
    Le web et le stockage détruisent parfois beaucoup plus que la fabrication de papier !
    Pensez à comment on produit l’électricité ? où sont stockées vos données ? Comment les serveurs parviennent à fonctionner ?
    Le numérique oui, mais à quel prix ?
    Le numérique, oui, mais le numérique utile : ne pas stocker inutilement, ne pas envoyer de mais inutiles, etc.
    Ce n’est pas pour aller à l’encontre de vos conseils que je me permets ce commentaire mais simplement pour éveiller les consciences et penser aussi que le numérique n’est pas toujours synonyme de zéro déchet 😉
    À méditer.

    1. Carole Lymer dit :

      Je suis bien d’accord avec vous Tiphaine, c’est d’ailleurs pour ça que j’ai choisi le disque dur externe plutôt que le stockage dans le cloud, comme ça, je n’utilise pas de data-centers 😉
      C’est vrai que le numérique n’est pas zéro-déchet, mais ma démarche – et je l’ai mal exprimée dans l’article – a été plutôt de me recentrer sur les activités essentielles autour de moi en m’organisant mieux. Du coup, je stock moins de choses, je ne reçois plus que des emails importants et finalement, mon ordinateur va me durer beaucoup plus longtemps que n’importe quel cahier.
      Mais vous avez bien raison, il faut d’ailleurs que je pense à faire un article sur les bonnes pratiques online, on peut déjà mettre en place pas mal de choses pour réduire son empreinte numérique !

  5. Lucille dit :

    Bonjour Carole, et merci pour ces bonnes idées pour la rentrée !
    Par contre j’ai une question : je suis peut-être mal renseignée, mais il me semble que tout stocker en ligne consomme beaucoup plus d’énergie que d’utiliser des carnets … Je fais référence à toute l’énergie utilisée en permanence par les serveurs pour stocker les données… Je sais par exemple que les mails qui trainent dans la boite mail pendant des mois sont tres energievores ! Plus l’énergie produite par les ordis / tablettes / smartphones… (Ca fait beaucoup de fois le mot energie)Qu’en pensez-vous ?

    1. Carole Lymer dit :

      Hello Lucille, j’ai justement beaucoup de questions sur le sujet sur Facebook en ce moment^^ J’ai plusieurs réponse :
      – Bon d’abord, c’est vrai que l’industrie numérique pollue beaucoup et que c’est un impact qui est invisible (pour nous en France en tout cas).
      – Par contre, l’industrie passe au vert petit à petit : datacenters refroidis grâce aux ressources naturelles autour, écoconception des logiciels et applications etc. Donc il ne faut pas désespérer mais plutôt soutenir les initiatives de ceux qui s’engagent pour créer des produits numériques plus écolo
      – Ensuite, et c’est plus personnel, le fait de changer mes habitudes comme ça a été accompagné d’un changement de vision sur le boulot. Je me focalise plus sur l’essentiel, je me suis désabonnée de tout un tas de trucs inutiles, je refuse systématiquement qu’on prenne mon email par exemple. De cette façon, je reçois et je stock beaucoup moins de choses. En fait, le poids de mon stockage a considérablement réduit.
      – Et enfin, et la je dois bien être honnête, je suis assez connectée (d’ailleurs, si j’ai créé un magasin en ligne ce n’est pas pour rien) et je vis avec mon temps. J’aime bien tester les nouvelles appli (Too Good to Go vous connaissez d’ailleurs ?), utiliser les nouveaux outils. je trouve ça pratique et efficace. Du coup, je me vois mal dire non au numérique sous prétexte que c’est une industrie polluante. Si on part par là, l’industrie du papier n’est pas sans conséquence non plus, mais on n’en parle moins.

      Enfin voilà mes réponses, je ne sais pas si j’ai raison ou tord mais en tout cas, je fais de mon mieux 🙂

    2. Chloé dit :

      Je suis totalement d’accord avec vous, plusieurs études montrent la nocivité du cloud.
      Il est toujours possible d’utiliser du papier recyclable (des cahiers existent). Le tout numérique n’est en aucun cas une solution.
      De plus, la petite promotion de Starbucks j’ai un peu de mal personnellement, ce n’est pas la société la plus écoresponsable. leur gobelet ressemble étrangement à un bon coup de greenwashing

      1. Carole Lymer dit :

        Oui, en fait c’était un peu sous forme de blague, mais mon sens de l’humour est parfois un peu étrange je vous l’accorde. Après, si perso je ne vais pas à Starbuck pour des raisons idéologiques / éthiques, je sais que beaucoup de mes ami(e)s y vont et si cette petite mention peut les pousser à passer à la mug réutilisable, ça sera toujours autant de gobelets de gagnés 🙂
        Pour ce qui est du tout numérique, c’est sur que ce n’est pas une solution, mais quand on est au travail on a de toutes façon un téléphone et un ordinateur (nous nous écrivons bien actuellement 😉 ). Autant les utiliser à fond et le plus longtemps possible non ? Après, je précise que je parle bien de disque dur externe et non de cloud

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