Chez Mes courses en vrac, nous avons à cœur d'accorder nos valeurs avec nos actions. Concrètement, il est important pour nous que l'entreprise en elle-même soit la plus "neutre" possible, en termes de déchets. C'est pourquoi nous avons décidé d'utiliser le numérique au maximum pour nous passer de papier et aller vers un bureau zéro-déchet. Bien sûr, cela implique d'adopter des bonnes pratiques numériques et nous en reparlerons. Mais pour l'instant, nous voulions vous partager nos 5 applications essentielles pour nous passer d'au-moins 80% de fournitures de bureau jetables.

N°1 : l'agenda numérique

Dans nos smartphones et dans nos ordinateurs, nous avons tous une application d'agenda numérique. Mais peu d'entre nous l'utilisons à son maximum. Grâce à l'agenda numérique nous gérons : 

• Les actus : nos rendez-vous, réunions, événements


• Nos to-do listes : dans chaque événement, nous avons indiqué les coordonnées utiles, les choses à faire, à penser etc.


• Les plannings : les rendez-vous de chaque personne au sein de Mes courses en vrac sont indiqués dans notre agenda numérique. Cela permet de partager l'information avec tout le monde et de garder une trace de tout.


• Les rappels : l'agenda nous sert aussi de "post-it" puisque nous y mettons les rappels (contacter untel, poster sur facebook, indiquer telle information etc.)

L'avantage de l'agenda numérique est qu'il peut être partagé par d'autres. Il est disponible aussi bien sur le téléphone que sur l'ordinateur, ce qui permet de l'avoir toujours avec soi.

Le petit plus ? Sur certains agendas, il est possible de se créer plusieurs "agendas". C'est à dire que l'on peut faire cohabiter l'agenda de l'entreprise avec son agenda personnel par exemple. Les informations sont cloisonnées mais pour soi, tout apparaît au même endroit.

N°2 : trello, la to-do liste numérique

A la base, trello est un outils destiné aux développeurs informatiques. Il permet de gérer des projets en équipes. Mais depuis, de nombreuses entreprises se le sont appropriées pour gérer des projets hors projets informatiques.

Comment ça marche ?

Trello est composée de plusieurs colonnes (créées à la demande). Chaque colonne peut-être thématique (communication, logistique etc.). Il est aussi possible d'organiser les colonnes en suivi de projet (à faire / en cours / fait). Dans chaque colonne, il est possible de créer des tâches. Chaque tâche peut-être attribuée à un membre (des membres) de l'équipe, priorisée, on peut y ajouter des détails, des couleurs, des thèmes et même un délai.

Chaque tâche se déplace sur le mode du "drag & drop", on la sélectionne et on la bouge, en toute simplicité.

L'application est accessible sur smartphone.

Accessible ici : https://trello.com

N°3 : archiver, trier et stocker ses papiers… sans papier

Moins qu'une application, c'est plus une bonne pratique. Plutôt que d'imprimer systématiquement, il est plus pertinent d'apprendre à organiser, trier et stocker sur son ordinateur (ou un disque dur externe/un cloud).

La plupart des entreprises sont engagées dans un processus de dématérialisation et les factures que l'on reçoit sont désormais disponibles en version numérique. Il suffit pour cela de se rendre sur ses différents espaces (eau, électricité etc.) et de demander à recevoir une facture numérique.

Pour les papiers déjà imprimés, il existe des applications de "scanner" sur smartphone. Il est possible de scanner chaque papier et de se l'envoyer. C'est une façon aussi de préserver vos documents sans alourdir vos placards.

N°4 : le journal de bord numérique

Lorsque l'on est lancé dans sa journée, on a parfois besoin de noter des choses : un numéro, un rendez-vous, un rappel etc. C'est pourquoi beaucoup d'entre nous utilisent des cahiers tous simples. Comment se passer de ce cahier ?

Il suffit en réalité de prendre une habitude : tous les matins, ouvrez sur votre bureau un document numérique (word par exemple). Ce document reste ouvert toute la journée. Dès que vous avez quelque chose à noter, hop, il suffit de basculer dessus. De cette façon, ce document ouvert tous les matins va vous servir de boussole et de mémoire de votre activité quotidienne.

Les outils numériques permettent aujourd'hui de mettre en couleur, de surligner, de trier, d'organiser. Il est ainsi possible de se passer de toutes les fournitures de bureau.

N°5 : le cloud

Le cloud n'est rien d'autre qu'un disque dur géant et accessible à distance depuis votre ordinateur. Il en existe beaucoup : dropbox, googledrive, orange, etc. L'intérêt du cloud est de pouvoir stocker dans un seul et même endroit tous vos documents. Les clouds peuvent être organisés comme l'est votre ordinateur en local. Mais vous pouvez aussi le partager avec d'autres et améliorer ainsi le travail en équipe.

A titre personnel, le cloud vous permet aussi d'avoir accès à vos informations partout et tout le temps. Si vous y avez stocké une copie de votre passeport, vous pourrez la retrouver à tout instant. En entreprise, le cloud permet de ne pas multiplier les documents et de partager l'information.

Attention toutefois, en stockant des informations sensibles, il faut vous assurer de bien protéger votre accès avec un mot de passe complexe qui change régulièrement.

En terme d'écologie, le cloud peut permettre d'optimiser le stockage de données. Plutôt que chacun ait un disque dur personnel, l'énergie est concentrée dans un seul endroit qui est lui-même géré de façon efficace (à vérifier en fonction du prestataire).

Voilà donc les 5 applications qui permettent de se passer d'une grande partie de fournitures de bureau. Plus de trousse, de papier, de cahiers, plus rien. C’est clean, minimaliste et en même temps, on conserve les outils indispensables pour une bonne organisation.